Weniger Routine. Mehr Wertarbeit.
Ob Finance, Sales, Operations oder Shared Services: In vielen Unternehmen kosten E‑Mails, PDF‑Anhänge, manuelle Prüfungen und wiederkehrende Dateneingaben täglich Zeit – und erhöhen das Fehlerrisiko.
Mit SAP Build Process Automation automatisieren wir diese Abläufe End‑to‑End: von der Inbox über Dokumentenextraktion und Entscheidungen bis zur Verarbeitung im SAP S/4HANA (Cloud/On‑Prem) – schnell, skalierbar und produktionsreif.
Beispiele aus der Praxis:
- 70% weniger Aufwand in der Mahnungsprüfung (ROI in ~8 Wochen erreichbar – abhängig von Volumen & Varianz)
- Rund 75% PDF-Bestellungen/Tag vollständig automatisiert
- 40% schnellere Stammdatenpflege durch mobile Erfassung + Freigabe‑Workflow
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Was ist SAP Build Process Automation (SAP BPA)?
SAP Build Process Automation ist eine Low‑Code/No‑Code‑Plattform auf der SAP Business Technology Platform (SAP BTP) zur Automatisierung von End‑to‑End‑Geschäftsprozessen. Sie kombiniert:
- Workflows (Aufgaben, Freigaben, Prozesslogik, SLAs)
- Bots (RPA / UI Automation) (automatisieren Systeminteraktionen, wenn APIs fehlen oder ergänzen)
- Dokumentenverarbeitung (Extraktion/Validierung aus PDFs und unstrukturierten Dokumenten)
- SAP‑Integration (z. B. SAP S/4HANA Cloud über APIs; Erweiterungen auf weitere Systeme möglich)
Ergebnis: weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler, bessere Datenqualität – und Automationen, die wiederverwendbar und skalierbar sind.
Download Flyer: 12 Quick Wins mit SAP Build Process Automation
Mit SAP Build Process Automation (SAP BPA) automatisieren Sie wiederkehrende Abläufe End‑to‑End – von der intelligenten Eingangserkennung über Validierung und Freigaben bis zur Verarbeitung im System. Unser kompakter Flyer zeigt 12 sofort umsetzbare Quick Wins, die Zeit sparen, Fehler reduzieren und Transparenz über SLAs & Status schaffen.
Das erwartet Sie im Flyer:
- Posteingang intelligent routen: Eingänge erkennen, klassifizieren und priorisieren
- Dokumente automatisch auslesen: PDFs/Scans feldgenau extrahieren und plausibilisieren
- Standardfälle straight‑through abschließen: Ausnahmen gezielt an Mitarbeitende übergeben
- Datenabgleich & Regeln: Dubletten erkennen, Richtlinien anwenden, sauber weiterleiten
- Genehmigungen automatisieren: Regelbasiertes Routing mit Erinnerungen & Eskalationen
- Self‑Service statt E‑Mail‑Ping‑Pong: Formulare mit Pflichtfeldprüfungen und Rückfragen-Logik
Für welche Bereiche lohnt sich SAP Build Process Automation besonders?
SAP BPA eignet sich branchenübergreifend für Teams, die regelmäßig eingehenden Anfragen End-to-End verarbeiten - zum Beispiel:
- Finance & Accounting: Mahnungen, Rechnungsprüfung, Klärfälle, Stammdatenabgleich
- Sales / Order Management: Auftragserfassung aus PDFs/E‑Mails, Bestellbestätigung, Ausnahmehandling
- Operations / Customer Service: Reklamationen, Rückfragen, Case‑Routing, Dokumentenverarbeitung
- Master Data / Shared Services: Änderungen, Freigaben, Datenvalidierung, Self‑Service‑Formulare
- IT / CoE: Governance, Skalierung, Monitoring, Wiederverwendung von Automations‑Bausteinen
Use Cases
Thomas bekommt seinen Kopf endlich frei: Mahnungen automatisieren
Thomas aus der Buchhaltung hatte jeden Tag dieselbe Schleife: Mahnung kommt per E‑Mail, PDF prüfen, Rechnung im System suchen, Status checken, entscheiden, ob berechtigt.
Rund 20 Mahnungen pro Tag – Stunden reine Recherche.
Heute startet Thomas den Tag mit einer klar priorisierten Übersicht statt manueller Einzelprüfung. Die Routine‑Recherche entfällt weitgehend – dadurch gewinnt er Zeit für komplexe Klärfälle, Lieferantenkommunikation und Finanzplanung. Entscheidungen werden sicherer, weil Status- und Stammdaten konsistent aufbereitet sind; Rückfragen und Fehler sinken.
Sandra wird zur Problemlöserin: Dokumentenbasierter Bestelleingang per E-Mail
Sandra in der Auftragsabwicklung bekam täglich PDF‑Bestellungen. Öffnen, Artikelnummern lesen, Mengen übertragen, Lieferdaten eingeben – monotone Arbeit, Fehler passieren.
Jetzt bearbeitet Sandra Ausnahmen statt Standardfälle: vollständige Vorgänge laufen automatisiert, unvollständige Fälle landen vorausgefüllt in ihrer Queue. Das reduziert manuelle Eingaben, senkt Tippfehler und Korrekturschleifen und stabilisiert Durchlaufzeiten. Gleichzeitig entsteht wieder Raum für Sonderfälle und Kundenabstimmung – dort, wo ihr Beitrag den größten Wert liefert.
Kurz: höhere Datenqualität, kürzere Cycle Time, mehr Fokus auf wertschöpfende Aufgaben.
Michael spart Tage: Stammdaten & Änderungen per Workflow
Michael kennt das nur zu gut: Beim Kunden ändern sich Lieferadresse oder Ansprechpartner. Früher: Telefonat, Notizen, Rückfragen, Verzögerung.
Heute kann Michael Änderungen direkt beim Kunden erfassen und in einen klaren Freigabeprozess geben – ohne Telefonketten, Notizen und Verzögerungen. Der Innendienst erhält strukturierte Informationen, Rückfragen sinken, Updates sind nach Freigabe schneller und konsistent im System. Für den Kunden wird das als Verbindlichkeit und Tempo spürbar – Michael gewinnt Zeit für Beratung und Abschluss statt Koordination.
Kurz: schnellere Umsetzung, weniger Reibungsverluste, bessere Customer Experience.
Automatisierung, die produktiv bleibt – nicht nur im Proof of Concept
Automatisierung scheitert selten an der Idee. Sie scheitert an Daten, Integration, Ausnahmen und Betrieb. Genau dafür bringen wir Erfahrung mit:
Extraktion ist nur der Anfang. Entscheidend ist, dass Daten sauber auf Stammdaten matchen – sonst entstehen Nacharbeiten.
Berechtigungen, technische Kommunikation, Fehlerhandling: Wir setzen das so auf, dass es wartbar und auditfähig bleibt.
Fehlende Anhänge, leere Extraktionen, Timeouts: Wir bauen Automationen so, dass sie zuverlässig laufen – inkl. Alerts, Logs und klaren Eskalationen.
Einmal gebaut, für weitere Prozesse nutzbar (z. B. Reklamationen, Anfragen, Genehmigungen).
12 Build Process Automation Quick Wins
Eingänge werden erkannt, klassifiziert und an den richtigen Prozess bzw. Owner geroutet (inkl. Priorität/SLA).
Ihr Nutzen: weniger manuelle Sortierung, schnellere Reaktion, klare Verantwortlichkeiten.
Relevante Felder werden aus PDFs/Scans/Anhängen extrahiert, validiert und als Datensatz weiterverarbeitet.
Ihr Nutzen: weniger Copy‑Paste, weniger Fehler, bessere Datenqualität.
Vollständige Vorgänge laufen durch; unklare/fehlende Daten werden als Ausnahme mit Vorbefüllung an Mitarbeitende übergeben.
Ihr Nutzen: Teams bearbeiten nur, was Aufmerksamkeit braucht; Durchlaufzeiten sinken spürbar.
Anfragen werden über Formulare erfasst, Pflichtfelder geprüft, Rückfragen automatisch ausgelöst.
Ihr Nutzen: weniger Rückfragen, weniger Medienbrüche, konsistente Datenerfassung.
Freigaben werden regelbasiert geroutet (z. B. Betrag, Kategorie, Risiko), inkl. Erinnerungen und Eskalationen.
Ihr Nutzen: schnellere Entscheidungen, höhere Compliance, geringere Prozessdurchlaufzeit
Änderungen werden validiert, freigegeben und konsistent in Systemen aktualisiert – inklusive Protokollierung.
Ihr Nutzen: höhere Datenqualität, weniger Korrekturschleifen, auditfähiger Prozess.
Statusabfragen werden erkannt, im System geprüft und mit Standardtexten beantwortet; Ausnahmen werden eskaliert.
Ihr Nutzen: Service entlasten, schnellere Antworten, bessere Customer Experience.
Dokumente sammeln, Daten prüfen, Aufgabenpakete erzeugen, Verantwortliche erinnern, Abschluss dokumentieren.
Ihr Nutzen: kürzere Onboarding‑Zeit, weniger Nachfragen, klare Prozessführung.
Periodische Aufgaben werden getriggert, Abhängigkeiten gesteuert und Fortschritt in einem Status‑Überblick sichtbar gemacht.
Ihr Nutzen: mehr Transparenz, weniger Nachverfolgung, verlässlichere Termine.
Daten werden abgeglichen, Duplikate/Inkonsistenzen erkannt, Regeln angewendet und Fälle korrekt geroutet.
Ihr Nutzen: weniger Fehlerfälle, höhere Prozessstabilität, bessere Governance.
Aus einem Eingang wird ein kompletter Prozess: Erfassung → Verarbeitung im System → Rückmeldung/Bestätigung an Stakeholder.
Ihr Nutzen: weniger Medienbrüche, höhere Geschwindigkeit, konsistente Kommunikation.
Routine-UI-Schritte laufen automatisiert; Sonderfälle werden gezielt an Mitarbeitende übergeben.
Ihr Nutzen: Automatisierung auch in heterogenen Landschaften – mit kontrollierbarer Stabilität.
