So automatisieren Sie Ihre Prozesse mit Microsoft Power Automate

So automatisieren Sie Ihre Prozesse mit Microsoft Power Automate

In der heutigen Geschäftswelt verbringen Mitarbeitende täglich zahlreiche Stunden mit repetitiven Aufgaben – von der Dateneingabe bis zur Genehmigung von Prozessen. Microsoft Power Automate ermöglicht es, diese Aufgaben durch intelligente Workflows zu automatisieren und so wertvolle Ressourcen freizusetzen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Prozesse sich besonders für die Automatisierung eignen, welche Vorteile sich daraus ergeben und wie msg Plaut Unternehmen dabei unterstützt, durch den Einsatz von Power Automate Zeit und Kosten sparen.

Warum Automatisierung unverzichtbar ist

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Effizienz zu steigern und gleichzeitig Kosten zu senken. Manuelle Prozesse sind nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Aufgaben wie das Kopieren von Daten zwischen Systemen oder das Versenden von Erinnerungen beanspruchen Ressourcen, die besser in strategisch wichtige Aufgaben investiert werden könnten. Durch Automatisierung können Unternehmen nicht nur ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen, da monotone Aufgaben entfallen und Raum für kreative und wertschöpfende Tätigkeiten entsteht.

Microsoft Power Automate: Die Lösung für effiziente Workflows

Microsoft Power Automate ist ein cloudbasierter Dienst, mit dem Benutzer Workflows zwischen ihren bevorzugten Apps und Diensten erstellen können, um Benachrichtigungen zu erhalten, Dateien automatisch zu synchronisieren, Daten zu sammeln und vieles mehr. Die Plattform bietet eine breite Palette an Konnektoren zu Microsoft- und Drittanbieteranwendungen, wodurch sich nahezu jeder Prozess digital abbilden und automatisieren lässt. Durch die Integration von Low-Code/No-Code-Elementen eignet sich Power Automate sowohl für IT-Profis als auch für Fachanwender:innen. Besonders hervorzuheben ist die Integration mit Microsoft Teams, SharePoint, Excel und 365, die einen nahtlosen Informationsfluss innerhalb der Unternehmensprozesse ermöglicht.

„Viele Unternehmen unterschätzen, welches Potenzial bereits in ihrer bestehenden Microsoft-365-Umgebung steckt. Mit der Power Platform – und insbesondere Power Automate – nutzen wir genau diese vorhandenen Tools gezielt weiter und bauen keine parallelen Systeme auf. Das spart nicht nur Kosten und Zeit, sondern erhöht auch die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden, weil sie in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung bleiben.“ – Rudolf Palkowitz, Head of Microsoft Competence Center

Anwendungsbeispiele für die Automatisierung

• Genehmigungsprozesse: Ein klassisches Beispiel für Automatisierung ist die Genehmigung von Urlaubsanträgen, Rechnungen oder Projektfreigaben. Power Automate ermöglicht die einfache Abbildung dieser Prozesse durch automatisierte Workflows, inklusive Eskalationsstufen und Protokollierung.
• Datenübertragung und -verarbeitung: Unternehmen können Workflows erstellen, die automatisch Daten aus Formularen erfassen, validieren und in ERP- oder CRM-Systeme übertragen. Dies reduziert manuelle Eingaben und stellt sicher, dass Daten konsistent und korrekt sind.
• Benachrichtigungen und Erinnerungen: Durch automatisierte E-Mails oder Teams-Nachrichten können Mitarbeitende rechtzeitig an Deadlines, Meetings oder Aufgaben erinnert werden, was die Organisation und das Zeitmanagement verbessert.
• Onboarding-Prozesse: Neue Mitarbeitende durchlaufen viele Stationen vom Vertragsabschluss bis zur Bereitstellung von Arbeitsmitteln. Power Automate kann diesen Prozess beschleunigen und sicherstellen, dass keine wichtigen Schritte vergessen werden.

Vorteile der Automatisierung mit Power Automate

• Zeitersparnis: Routineaufgaben können automatisiert im Hintergrund ablaufen. Mitarbeitende gewinnen wertvolle Zeit für anspruchsvollere Aufgaben.
• Kosteneffizienz: Weniger manuelle Eingaben bedeuten weniger Fehler und weniger Nachbesserungen, was direkt Kosten spart.
• Skalierbarkeit: Unternehmen können ihre Automatisierungslösungen mitwachsen lassen, ohne ihre bestehende IT-Infrastruktur komplett umstellen zu müssen.
• Fehlerreduktion: Automatisierung senkt die Fehlerquote deutlich, da Prozesse standardisiert und logisch aufgebaut sind.
• Transparenz: Alle Workflows sind dokumentiert und nachvollziehbar, was Compliance-Anforderungen unterstützt.

msg Plaut: Ihr Partner für erfolgreiche Automatisierungsprojekte

„Unser Ziel ist es, Automatisierungslösungen zu entwickeln, die sich nahtlos in bestehende Prozesse einfügen – praxisnah, skalierbar und mit echtem Mehrwert.“ – Rudolf Palkowitz, Head of Microsoft Competence Center 

msg Plaut ist langjähriger Microsoft-Partner mit fundierter Expertise in der Prozessdigitalisierung. Wir begleiten Kunden von der Analyse bestehender Prozesse über die Entwicklung individueller Automatisierungslösungen bis hin zur nachhaltigen Implementierung. Durch einen ganzheitlichen Beratungsansatz identifiziert msg Plaut nicht nur technische Potenziale, sondern stellt auch sicher, dass kulturelle und organisatorische Voraussetzungen für den Erfolg geschaffen werden. Mit msg Plaut profitieren Unternehmen von praxisorientierter Methodik, tiefgreifendem Branchenwissen und einer engen Zusammenarbeit mit Microsoft, um innovative Technologien wie Power Automate effektiv einzusetzen.