10.04.2020
Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, müssen sich zur langfristigen Absicherung ihres wirtschaftlichen Erfolges einer Vielfalt an Herausforderungen stellen. Mit der In-Memory-Business-Suite SAP S/4HANA können sie ihre ERP-Landschaft flexibel an neue Strukturen anpassen und Geschäftsmodelle vereinheitlichen sowie mit großer Effizienz in den Prozessen eine gute Basis für eine positive Weiterentwicklung schaffen.
Am Anfang des Rollouts steht die Definition der Projektziele – aber auch die Klärung, was NICHT erreicht werden soll, um nicht versehentlich in eine ungewollte Richtung abzudriften. Essenziell ist auch ein klares Regelwerk, das den Projektablauf und die Zusammenarbeit mit festgelegten Rollen, Kompetenzen und Entscheidungswegen definiert. Das darf während des Implementierungsprozesses jedoch nicht zu einem starren Festhalten an einmal formulierten Regeln führen. Ein Rollout ist kein punktuelles Ereignis, daher ist ein agiles und flexibles Vorgehen aufgrund sich im Lauf der Zeit möglicherweise verändernder Parameter notwendig.
Checkliste für eine erfolgreiche Projektsteuerung
Während des Rollouts ist ein fein abgestimmtes, ineinandergreifendes Räderwerk an Prozessen zu managen und es muss permanent darauf geachtet werden, dass in der Zentrale wie auch in den Ländergesellschaften alle gemeinsam an einem Strang ziehen. Dazu gehört neben dem starken Commitment des Top-Managements und einem gewissen Nachdruck bei der Umsetzung auch gute Überzeugungsarbeit. Die folgende Checkliste zeigt einige der wichtigsten Aspekte der Projektorganisation und -steuerung auf:
Stabile Basis und Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen
- Klarheit zu den Prioritäten schaffen.
- Bei getroffenen Entscheidungen bleiben und diese nur in Ausnahmesituationen umstoßen.
- Change-Request-Verfahren schriftlich und verbindlich festlegen und jede Änderung im Rahmen eines Change Requests behandeln.
- Präzise, entscheidungsbasierte Protokolle erstellen und eine klare Projektablagestruktur schaffen.
- Einheitlich festgelegte Kommunikationsformen schaffen.
Agilität in der Projektsteuerung
- Meetings in regelmäßigen Intervallen planen, um Abweichungen zu besprechen, offene Punkte zu klären und Entscheidungen treffen zu können, bevor sich Probleme häufen oder überlagern.
- Kritische Entwicklungen oder sich anbahnende Eskalationen erkennen und rechtzeitig gegensteuern.
- Elektronische Plattformen für eine unkomplizierte länderübergreifende Kommunikation nutzen.
Aufrechterhaltung der Motivation
- Projektplan, Termine und die wichtigsten Projektinhalte klar kommunizieren.
- Eine regelmäßige Projektkommunikation mit den Ländern aufrechterhalten, um das Aufkommen von Gerüchten und Vermutungen zu vermeiden.
- Auf den Nutzen und die Innovationskraft der neuen Lösung aus dem Blickwinkel der jeweiligen Landesorganisation eingehen.
- Für gutes Change-Management sorgen.
All das unter einen Hut zu bringen, erfordert eine erfahrene Projektleitung, die in jeder Phase des Rollouts die Kontrolle über den Prozess hat. Sich hier von erfahrenen Expert*innen Unterstützung von außen zu holen, ist eine sich schnell bezahlt machende Investition. Die internen Mitarbeiter*innen können sich dann ohne Ablenkung ihren ureigenen Aufgaben widmen, die während dieses für ihr Unternehmen so wichtigen Transformationsprozesses herausfordernd genug sind.
msg Plaut hat in einer seit über 30 Jahren gepflegten engen Partnerschaft mit SAP bereits mehr als 2.500 Projekte abgeschlossen. Als Leuchtturmpartner der SAP für S/4HANA können wir diesen umfassenden Erfahrungsschatz nutzen und Unternehmen in jeder Phase des Rollouts bestens beraten und begleiten. Unsere Kunden können für ihre erfolgreiche Erschließung neuer Märkte auf einen noch größeren Servicelevel zählen – in Österreich wie auch in den CEE- und CIS-Ländern.
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