Success Story
msg Plaut

Für Unternehmen ist es heute überlebenswichtig, innovativ und flexibel zu bleiben, um auf veränderte Marktbedingungen reagieren oder um klassische Produkte durch neue Services rasch ersetzen zu können. Um zukünftig wettbewerbsfähig zu bleiben, ist die Digitalisierung des Finanzbereiches unumgänglich. 

Zusätzlich gab es bei msg Plaut einen hohen Aufwand für Planung und Reporting, der in intransparenten Prozessen und unstimmigen Daten mündete. Verteilte Datenquellen, heterogene Strukturen und aufwändige Abrufbarkeit von Information waren die Folge.

Der erste Schritt und die Grundlage für alle weiteren Schritte war die Einführung von S/4HANA in allen Landesgesellschaften der msg Plaut Gruppe. 

Dabei wurde die Gelegenheit genutzt, die Strukturen und Prozesse zu vereinheitlichen und das Controlling Konzept zu modernisieren. Mit S/4HANA wurde darüber hinaus eine zentrale Datenquelle für alle Unternehmen geschaffen (single-source of truth). Die Finanzprozesse wurden optimiert, transparent gemacht und weitgehend automatisiert. Dies führte zu einem erheblichen Einsparungseffekt.

Darauf aufbauend war das nächste Ziel eine gruppenweit einheitliche Management- und Controlling Plattform für Reporting, Planung, Forecasting und Predictive Analysis zu schaffen. Vorgaben dabei waren State of the Art User Access, Real Time Verfügbarkeit, Compliance und Transparenz sowie die massive Reduktion des laufenden Aufwandes im Controlling und Rechnungswesen.

Besonders die zeitliche Komponente war eine Herausforderung, die es zu bewältigen gab. Nach der Realisierung von S/4HANA mit Ende 2020 erfolgte die Einführung der SAP Analytics Cloud (SAC) in verschiedenen Phasen zwischen Q1/2021 und einem planmäßigen Abschluss bis Q3/2022.

Folgende Prozesse wurden planmäßig bei msg Plaut in SAC abgebildet:

• Reporting in beliebiger Granularität und für unterschiedliche Anwendergruppen
• Planning und Forecasting
• Predictive Analysis
• Einbindung CRM (SalesCloud) und Vertriebssteuerung
• Liquidity Management
• Project Management
• Ressourcen Steuerung

SAC ist sehr flexibel und individuell an die jeweiligen Anforderungen anpassbar. Getroffene Entscheidungen haben zugleich langfristige Auswirkungen. Daher wurden vor der Realisierung die Prozesse und Strukturen analysiert und ein zukunftsfähiges Controlling Konzept definiert. 

Erst darauf aufbauend erfolgten das technische Konzept und die Umsetzungsplanung. Um die Möglichkeiten der SAC kennen zu lernen, wurde das klassische Projektvorgehen mit Methoden des agilen Projektmanagements kombiniert.

Um die Mitarbeiter der Finanz- und Controlling Bereiche abzuholen, wurden diese im gesamten Prozess der Umstellung eingebunden und entsprechend geschult.

Aufgrund der langjährigen Partnerschaft mit SAP und der großen Expertise bei SAP-Projekten lag die Entscheidung für den Einsatz der SAC als unternehmenseigenes Planungs- und Reportingtool auf der Hand.

Anwender können jetzt Reports in beliebiger Granularität jederzeit und von überall in Echtzeit abrufen. Mit Hilfe von S/4HANA sind die Daten in einer einzigen Tabelle in gleicher Struktur gespeichert. Die Benutzeroberfläche kann vollkommen individuell an die Anforderungen der User angepasst werden. 

Mit SAC hat die Fachabteilung sehr effizient und rasch eine individuell angepasste Lösung zur integrierten Finanzplanung realisiert. Die vorhandenen Strukturen aus S/4 HANA konnten dabei als Basis vollständig übernommen und genutzt werden.

Die SAC-Implementierung funktioniert optimal in Verbindung mit der S4/HANA Einführung. Daneben können auch andere Lösungen integriert werden. So wurde auch die SAP Sales Cloud in die SAC integriert und unterstützt damit die Vertriebssteuerung. Gemeinsam mit Ist-Daten und der Ressourcenplanung wurde auch die Disposition und das Projektmanagement optimiert.

Durch die Implementierung der SAC ergab sich ein signifikanter Nutzen für unterschiedliche Ebenen von Mitarbeitenden: unser Vorstand wie auch alle Management-Ebenen, Sales- und Projekt-Mitarbeitenden oder Budget-Verantwortliche haben einfachen Zugriff auf alle für die Steuerung ihres Bereichs relevanten Informationen. Daten sind in Echtzeit verfügbar und ermöglichen so eine schnelle und effiziente Steuerung.

Der Planungsprozess wurde wesentlich vereinfacht und transparent gemacht. Änderungen im Detailplan sind sofort in der Gesamtplanung sichtbar. Beliebige Planungssimulationen zeigen Handlungsalternativen auf.

Die Einführung der SAC hat zu einer Reduktion des operativen Aufwandes für Reporting und Planung im Controlling um rund 90 % geführt. Das Controlling muss sich nicht mehr mit Datenschaufeln, Abstimmung oder Kontrollen beschäftigen, sondern hat nun ausreichend Zeit für Analysen, Simulationen und strategisches Controlling (Lights Out Finance).